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¿Tienes un programa de voluntariado corporativo o quieres implantarlo? ¡Necesitas comunicación al cubo!

14/05/2013

Comunicar

Si estás pensando en implantar un programa de voluntariado corporativo o si ya lo tienes, no subestimes la importancia de la comunicación en cada estadio del ciclo de vida del programa: antes, durante y (si necesario) después.


¿Por qué? Porque la comunicación es una dimensión fundamental para el funcionamiento de cualquier organización u empresa. ¿Cómo no va a serlo en el caso de un programa de voluntariado? La comunicación facilita la transmision de pasión y valores, y una actividad de voluntariado requiere un elevado nivel de compromiso y de implicación por parte del empleado, y por ello ¡más comunicación que nunca!


Para que un programa de voluntariado corporativo realmente funcione, no bastará con informar a la plantilla de su existencia. Comunicar no es lo mismo que informar. La comunicación en el voluntariado corporativo tiene -además de la dimensión informativa- también una función integradora (sirve de catalizador para que empleados, voluntarios y equipo directivo asuman y compartan determinados valores) y motivadora (necesaria para conseguir que toda la plantilla se sienta responsable de la consecución de los objetivos del programa de VC).


Si todavía no has lanzado tu programa de VC, considera seriamente realizar una adecuada investigación previa, te ayudará a planificar mejor tu comunicación y a atinar el mensaje. El diagnóstico debería abarcar:


 



  • el nivel de motivación de tu plantilla: ¿los empleados muestran interés por tener un programa de voluntariado?; ¿ solidarizan más con alguna causa?

  • las fuentes y los flujos actuales de la información dentro de tu empresa: ¿quién comunica en tu compañía? ¿cómo? ¿qué canales existen? ¿la comunicación sólo es descendente o también ascendente?

  • la imagen actual de la empresa y de su acción social entre tus empleados: ¿tu plantilla conoce las acciones de RSC de la compañía? ¿se siente implicada en ella? ¿qué opina de la misma?

     


La fase de diagnóstico debería ser completada con un adecuado análisis de la cultura organizativa de la empresa: ¿qué actividades realiza la compañía?, ¿cuáles son sus objetivos?, ¿cuál es la ética de la organización? Teniendo esta información previa, no sólo será más fácil definir las actividades del programa de VC, sino también definir una adecuada estrategia de comunicación para el mismo.


El siguiente paso será poner en marcha el programa y –por supuesto- comunicarlo adecuadamente, diseñando para ello un plan de comunicación ad hoc. Para obtener el máximo impacto, confía el diseño del plan de comunicación a profesionales, que sea el equipo de comunicación de la propia empresa o una agencia externa: acertar en los mensajes y los canales es crucial para que el programa funcione. Por ello, más vale invertir esfuerzo, tiempo y recursos en esta fase, que improvisar y después intentar ‘ajustar el tiro’.


De todas formas, para esbozar tu plan de comunicación, lo primero es definir tu mapa de públicos. ¿A quién pretendes llegar con tu plan de voluntariado corporativo? Sin duda, tu primer público serán tus empleados, pero no olvides tus públicos externos: clientes, proveedores, posibles clientes, sindicatos, administraciones públicas, ONG, medios de comunicación, comunidad donde la empresa tiene sede, etc.


Para cada público, define el objetivo que pretendes conseguir: que se comprometa y actúe (en el caso de la plantilla); que se involucren y avancen propuestas de colaboración (en el caso de las ONG); etc. En la comunicación con los públicos externos, procura siempre evitar el toque publicitario: se detecta fácilmente y crea rechazo, vanificando el esfuerzo hecho.


Pero ciñémonos al público estrella, la plantilla. A la hora de lanzar el programa de voluntariado corporativo y movilizar voluntarios, no subestimes ninguno de los canales de comunicación ya existentes: ya sean canales formales (boletín, cartas, revista interna, intranet, página web, tablón de anuncios, página Facebook, Twitter, etc) o informales (reuniones, conversaciones cara a cara, etc). ¿Más ideas? Tienes desde la firma en el e-mail, hasta el espacio de la máquina del café o el espejo del ascensor. ¡Todo vale!


Evidentemente, estos canales no sólo sirven para el lanzamiento, ¡también sirven en el día a día! Si es necesario, no descartes crear canales nuevos y dedicados para la gestión diaria de la comunicación de tu programa de voluntariado corporativo: desde un portal para los voluntarios, hasta un blog, un grupo correo electronico o un comité de trabajo en la plataforma interna de gestión de proyectos.


Eso sí, en cualquier caso, cuando estés diseñando el plan de comunicación de tu programa de voluntariado corporativo, prevé desde el principio que los flujos de la información sean no sólo descendentes (del equipo directivo a la plantilla), sino también ascendentes (que los empleados tengan la posibilidad de opinar, hacer sugerencias y proponer actividades, por ejemplo a través de un buzón de sugerencias físico o virtual) y transversales (que los empleados puedan comunicar entre ellos y se genere una comunidad). ¿Sabías que comunicar viene del latín comunicare, poner en común? Una comunicación realmente buena va en todas las direcciones: si el sistema de comunicación no lo permite desde el principio, casi seguramente los empleados se saltarán los canales oficiales y lo harán de manera informal. Y esto puede implicar perder el control del programa de VC y su impulso. Además, la comunicación ascendente y transversal es importante para que el voluntario se sienta protagonista y pueda generar realmente un círculo virtuoso, y un efecto-contagio a los compañeros.


Cuando el programa esté en plena ejecución, no olvides comunicar en todo momento: las actividades que se lleven a cabo, las necesidades de voluntarios, lo conseguido, lo que queda por conseguir, etc. Es importante compartir tanto los éxitos como los fallos del programa (comunicar como poner en común, ¿recuerdas?). Además, es fundamental chequear periódicamente a los voluntarios, su motivación, su opinión, etc. Sólo así, con una comunicación completa y honesta, conseguirás retener y fidelizar a la base de voluntariado.


Finalmente, habrá que evaluar, y comunicar (¿cómo no?) los resultados de la evaluación a tus empleados, para que contribuyan con sus ideas, sugerencias y sus opiniones sobre el tema: ¡te sorprenderá el valor de las aportaciones que puede hacer tu plantilla!


Seguiremos profundizando el tema de la comunicación en el futuro... Mientras tanto, ¿cómo se gestiona la comunicación en tu programa de voluntariado corporativo? ¿que herramientas y qué canales usas? ¡Cuéntanos!


¡Hasta la próxima!

 

Fundación Hazloposible | secciones: Voluntariado y empresa