Secretaria de direcció - administrativa

Objetivo

Es precisa secretaria de direcció – administrativa per treballar al Safareig, una entitat del sector social especialitzada en les violències masclistes i els malestars associats al gènere i la sexualitat.

Funcions:

• Atenció telefònica i presencial.


• Obrir la porta, rebre les visites i fer les gestions necessàries amb les agendes d’atenció


• Obrir el correu electrònic de l’entitat, respondre missatges i/o reenviarlos


• Gestió de facturació i comptabilitat.


• Suport a l’àrea de projectes.


• Realització i seguiment de tramitacions administratives.


• Gestió de l’agenda de treball i organització i gestió de reunions.


• Assistència a reunions i redacció d’informes o actes sobre els temes tractats.


• Realitzar tasques executives i facilitar informació per delegació directa de direcció.


• Elaborar fitxers informàtics relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca.


• Ordenar i classificar física i informàticament expedients i documentació.


• Gestionar la informació en bases de dades informatitzades.


• Processar documentació de gestió empresarial, confidencial o no, i arxivarla de manera organitzada segons el propi criteri per facilitar el seu accés posterior.


• Buscar informació en documents oficials, revistes, diaris, publicacions especialitzades, pàgines web, etc., i en realitzar un anàlisi i un resum segons les indicacions de la direcció.


• Redactar correspondència i documents complexos seguint les indicacions de direcció, que poden ser detallades o no, i prepararlos per la firma de la direcció.


• Elaboració d’informes o documents organitzats i estructurats de manera entenedora i adequada al llenguatge i coneixement de l’interlocutor


• Proposar solucions innovadores, transferibles i adaptades a les necessitats de la direcció.


• Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics.


• Administrar i gestionar l’aprovisionament d’existències, fer el seguiment de les peticions de compres realitzades electrònicament, registrar les entrades d’existències mitjançant suport informàtic o documental.

Perfil:

Requisits:

Formació recomanable:

• Cicle formatiu de grau superior en assistència a la direcció o administració i finances o Grau universitari en qualsevol família professional, preferentment en l'àmbit de l'administració i direcció d'empreses.


• Formació en gènere o violències masclistes.


• Nivell mitjà d’informàtica, paquet office, funcionament d’escàners, agendes electròniques, etc.


• Coneixements facturació i comptabilitat.


• Coneixements del sector social i la comunicació entre entitats.

Experiència:

• Experiència prèvia com a secretària de direcció en l’àmbit social.


• Experiència en suport a la redacció i presentació de projectes dins l’àmbit social.


• Experiència en atenció telefònica i presencial.


• Experiència en el maneig de base de dades, elaborant fitxers, ordenant i classificant.


• Elaboració d’informes i documents complexos.


• Experiència processant i gestionant documentació empresarial.


• Gestió d’agenda i organització de reunions.


• Gestió facturació i comptabilitat.


• Realització i seguiment de tramitacions administratives. 

Altres competències: Habilitats comunicatives de forma oral i escrita, capacitat d’organització i habilitats socials. Persona polivalent, metòdica, amb iniciativa i autonomia.

Idiomes: Català

Competencias:

Iniciativa y autonomía, Flexibilidad, Organización y planificación, Trabajo en equipo

Nivel:

Empleado

Tipo de contrato:

Jornada completa

Duración:

Indefinido

Salario:

Entre 18.001 y 24.000 € bruto/anual

Estudios mínimos:

Formación Profesional Grado Superior

Experiencia mínima:

Al menos 2 años

Fecha de inicio:

03/01/2025

Nº de vacantes:

1